The UK’s independent authority set up to uphold information rights in the public interest, promoting openness by public bodies and data privacy for individuals.

Os caiff arholiadau eu canslo, ydy’r esemptiad ynglŷn â sgriptiau arholiad a marciau arholiad yn dal yn gymwys i’r wybodaeth y mae athrawon yn ei defnyddio i benderfynu ar raddau’r myfyrwyr?

Ydy.  Mae’r esemptiad ynglŷn â sgriptiau arholiad a marciau arholiad yn dal yn gymwys i'r wybodaeth y mae athrawon yn ei defnyddio i ddyfarnu graddau’r myfyrwyr.  Oherwydd y pandemig coronafeirws, efallai na fydd disgyblion yn gallu sefyll eu harholiadau.  Yn hytrach, caiff ysgolion a cholegau ddefnyddio dulliau asesu eraill i ddyfarnu graddau.

Nid yw'r esemptiad wedi'i gyfyngu i arholiadau ysgrifenedig.   Mae'n cynnwys unrhyw asesiad academaidd neu broffesiynol neu asesiad arall y mae athrawon yn ei ddefnyddio i bennu gwybodaeth, sgil neu allu ymgeisydd neu i wneud asesiad o berfformiad ymgeisydd. 

Mae'r esemptiad yn golygu nad oes rhaid ichi roi copïau o wybodaeth i ymgeiswyr y maen nhw’n ei chofnodi eu hunain yn ystod arholiad neu asesiad.  Mae hyn yn cynnwys eu hatebion i gwestiynau arholiad neu eu gwaith a'u hasesiadau ysgrifenedig eu hunain.

Er hynny, nid yw'r esemptiad yn cynnwys gwybodaeth arall sy’n berthnasol i radd myfyriwr (megis eu hasesiadau athrawon a’r sylwadau perthynol).  Os bydd myfyriwr yn gofyn am yr wybodaeth hon cyn i'r canlyniadau terfynol gael eu cyhoeddi, mae'r esemptiad yn caniatáu amser ymateb hirach.  Mae hyn yn helpu i sicrhau bod y myfyrwyr yn cael eu graddau terfynol yr un pryd.  Rydym yn egluro hyn yn fanylach yn y Cwestiynau Cyffredin isod.

Ydy’r esemptiad ynglŷn â sgriptiau arholiad a marciau arholiad yn golygu nad oes rhaid inni ddarparu'r wybodaeth a'r dystiolaeth rydyn ni’n eu defnyddio i bennu graddau’r myfyrwyr?

Mae GDPR y Deyrnas Unedig yn rhoi hawl i'r cyhoedd weld gwybodaeth sydd gan sefydliadau amdanyn nhw, oni bai bod esemptiad priodol yn gymwys.  Mae dwy ran i'r esemptiad ynglŷn â sgriptiau arholiad a marciau arholiad.  Fel yr amlinellir uchod, mae'n golygu nad oes gan fyfyrwyr hawl i weld yr wybodaeth y maen nhw’n ei chofnodi yn ystod arholiad neu asesiad.  Gan hynny, does gan fyfyrwyr ddim hawl i gael copïau o'u hatebion o arholiadau rhagarweiniol neu ffug arholiadau na'u gwaith a'u hasesiadau ysgrifenedig eu hunain.

Er hynny, dydych chi ddim wedi'ch esemptio rhag darparu data personol arall rydych chi’n ei gofnodi am y myfyriwr wrth asesu perfformiad y myfyriwr a phenderfynu ar ei raddau.  Yn yr achos hwn, mae'r esemptiad yn caniatáu ichi ohirio rhyddhau'r wybodaeth hon.  Efallai y cewch chi geisiadau testun am weld gwybodaeth (SARs) oddi wrth fyfyrwyr yn gofyn am gael gweld copïau o wybodaeth am sut mae’r athrawon yn penderfynu ar eu graddau.  Gall hyn gynnwys gwybodaeth am y canlynol:

  • eu hasesiadau athro;
  • sut maen nhw’n gwneud y penderfyniadau hyn;
  • cofnodion perfformiad; neu
  • gyfnewidiadau ebost yn trafod gradd dros dro myfyriwr neu asesiad athro.

Os bydd myfyriwr yn gofyn am yr wybodaeth hon cyn i'r canlyniadau terfynol gael eu cyhoeddi, mae'r esemptiad yn caniatáu amser ymateb hirach.  Yr amserlen ar gyfer ymateb i'r ceisiadau hyn yw naill ai:

  • o fewn pum mis ar ôl cael y cais; neu
  • o fewn 40 diwrnod ar ôl i’r canlyniadau gael eu cyhoeddi, p’un bynnag yw’r dyddiad cynharaf.

Mae angen ichi ddelio â'r ceisiadau sy'n cael eu gwneud gan fyfyrwyr ar ôl i'r canlyniadau terfynol gael eu cyhoeddi fel SAR arferol, h.y.  o fewn mis ar ôl cael y cais (i gael rhagor o fanylion, gweler yr adran How long do we have to comply yn y canllawiau ar yr hawl i weld gwybodaeth). 

Ar ôl i’r canlyniadau gael eu cyhoeddi, ac yn amodol ar ystyriaethau diogelu data ac unrhyw ystyriaethau cyfreithiol perthnasol eraill, gallwch ddewis rhoi'r wybodaeth a gyflwynwyd i'r byrddau arholi (h.y.  eu graddau a aseswyd gan athro neu eu graddau a aseswyd gan ganolfan) i’r myfyrwyr, p'un a gewch chi unrhyw SARs ai peidio.  Os penderfynwch chi fynd ati’n rhagweithiol fel hyn, mae angen ichi fod yn dryloyw ynghylch cymryd y cam hwn a rhoi hysbysiad ymlaen llaw (lle bynnag y bo modd) eich bod yn gwneud.  Dylech ystyried hefyd pa wybodaeth ac arweiniad ychwanegol y gall fod angen ichi eu darparu, fel bod y myfyrwyr yn deall y cyd-destun y gwnaethoch y penderfyniad ar eu canlyniad terfynol a gyfrifwyd ynddo.

Gofynnodd ein rheoleiddiwr cymwysterau inni ddatgelu gwybodaeth am raddau dros dro i’r myfyrwyr, cyn y diwrnod canlyniadau swyddogol ym mis Awst.  Ydy’r esemptiad yn ein hatal rhag gwneud hyn?                                                                          

Nac ydy.  Nid yw pob dull o ymdrin ag arholiadau yr un fath ledled y Deyrnas Unedig.  Yng Nghymru a'r Alban, gofynnodd y rheoleiddwyr cymwysterau i’r ysgolion rannu graddau dros dro gyda’r myfyrwyr, cyn eu cyflwyno i'r bwrdd arholi.  Dylai ysgolion a cholegau ddilyn y gweithdrefnau a'r arweiniad gan eu rheoleiddwyr a'u byrddau arholi perthnasol, er mwyn sicrhau bod y prosesau asesu ac apelio yn rhedeg yn unol â’r bwriad.                                                      

Nid yw'r esemptiad ynglŷn â sgriptiau arholiad a marciau arholiad yn atal ysgolion a cholegau rhag datgelu gwybodaeth i fyfyrwyr fel sy'n ofynnol o dan y gweithdrefnau hynny.  Ond, byddai'r esemptiad ynglŷn â sgriptiau arholiad yn gymwys pe bai myfyriwr yn ceisio defnyddio’i hawliau diogelu data i sicrhau gwybodaeth ychwanegol, y tu allan i weithdrefnau'r rheoleiddiwr neu'r bwrdd arholi perthnasol.

Gallwch weld rhagor o wybodaeth am yr hyn y mae'r gofynion yn ei olygu i ysgolion, colegau ac athrawon yng Nghymru a'r Alban ar eu gwefannau:

Cymru (Cymwysterau Cymru)Cymwysterau Cymru / Dogfennau canllaw

Yr Alban (SQA) - Qualifications guidance 2020-21 - SQA

Yng ngweddill y Deyrnas Unedig, mae'r graddau y mae'r ysgol yn eu cyflwyno i'r byrddau arholi yn cael eu trin fel rhai cyfrinachol, hyd nes y daw diwrnod y canlyniadau.  Gallwch weld rhagor o wybodaeth am y gofynion yn Lloegr a Gogledd Iwerddon ar eu gwefannau nhw:

Lloegr (Ofqual) - GCSE, AS and A level qualifications in 2021 - GOV.UK

Gogledd Iwerddon (CCEA) - Summer 2021 Awarding | CCEA

Gawn ni drafod gwybodaeth gyda'n myfyrwyr, megis trafod eu perfformiad a'r dystiolaeth rydym yn bwriadu ei defnyddio?        

Cewch.  Diben yr esemptiad ynglŷn â marciau arholiad yw atal ymgeiswyr rhag cael eu canlyniadau terfynol yn gynnar, gan sicrhau bod y myfyrwyr yn cael y canlyniadau terfynol a gymedrolwyd yr un pryd.  Mae’r gyfraith diogelu data yn annog ysgolion a cholegau i fod yn agored ac yn dryloyw gyda myfyrwyr a rhieni lle bo modd.  Nid yw'n eich atal rhag trafod gwybodaeth briodol gyda nhw, megis eu perfformiad neu'r dystiolaeth a ddefnyddiwch i ddyfarnu eu graddau.

Beth os gallai'r wybodaeth y gofynnwyd amdani ddatgelu rhywbeth am unigolyn arall?

Wrth ichi ddatgelu gwybodaeth, boed yn rhagweithiol ynteu mewn ymateb i SAR, mae angen ichi ystyried a fyddai'r wybodaeth rydych chi’n ei darparu yn datgelu rhywbeth am unigolyn arall (e.e.  myfyriwr arall).  Os felly, yna mae angen ichi feddwl a fyddai'n rhesymol ei datgelu yn hytrach na'i chadw yn ôl.

I gael rhagor o fanylion, gweler yr adran What should we do if the data includes information about other people? yn y canllawiau ar yr hawl i weld gwybodaeth.