Yr ICO yn galw ar bobl i rannu profiadau wrth gael mynediad at gofnodion gofal, gan addo gwella’r cymorth

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn galw ar bobl sydd â phrofiad o'r system ofal yn y Deyrnas Unedig i rannu'r heriau maen nhw wedi'u hwynebu wrth gael mynediad at eu cofnodion gofal gan sefydliadau.

Gydag arolwg wedi'i lansio heddiw, mae rheoleiddiwr diogelu data'r Deyrnas Unedig yn ymrwymo i wella'r cymorth y mae'n ei roi i bobl a fagwyd yn y system ofal yn y Deyrnas Unedig a'r sefydliadau sy'n cadw eu gwybodaeth.

Mae'r ICO yn cydnabod bod cofnodion gwybodaeth bersonol yn arbennig o bwysig i bobl sydd â phrofiad o ofal, a’r rheiny yn aml yn datgelu elfennau o hanes eu plentyndod na allan nhw mo’u cofio. O dan y gyfraith diogelu data, mae gan bawb hawliau dros eu gwybodaeth bersonol eu hunain. Mae hyn yn cynnwys yr hawl i ofyn am yr wybodaeth hon drwy ddefnyddio cais testun am weld gwybodaeth (SAR) ond i bobl sydd â phrofiad o ofal, gall hyn fod yn broses hir a llawn straen.

Y llynedd, cynhaliodd yr ICO weithdai gyda sefydliadau sy'n cefnogi pobl sydd â phrofiad yn y system ofal. Nododd y gweithdai fod cael gafael ar gofnodion gofal yn broblem arwyddocaol gydag oedi hir, cofnodion sydd wedi'u golygu'n drwm a heriau wrth gael gafael ar gymorth. Datgelwyd y gall sefydliadau ei chael hi'n anodd deall pa wybodaeth y maen nhw’n cael ei rhyddhau o gofnodion cymhleth a’u bod yn aml yn methu â thrin y ceisiadau hyn gyda'r sensitifrwydd angenrheidiol.

Amlygwyd hefyd y gallai'r rheoleiddiwr wneud mwy i helpu pobl sydd â phrofiad o ofal i sicrhau eu gwybodaeth bersonol ac i arfer hawliau gwybodaeth eraill, yn ogystal â helpu sefydliadau i ddarparu ymatebion prydlon.

Mewn ymateb i'r pryderon a godwyd, mae'r ICO bellach yn annog pobl sydd â phrofiad o ofal yn y Deyrnas Unedig i ddod ymlaen i rannu eu profiadau wrth ofyn am eu cofnodion a’u profiad o sut mae eu gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin yn y system ofal. Bydd yr wybodaeth a gesglir am effaith oedi, golygu a phryderon eraill yn helpu'r ICO i nodi meysydd lle gall ganolbwyntio ei chymorth.

Dywedodd Catherine Evans O'Brien, Pennaeth Cymunedau yn yr ICO:

"Gall cael gafael ar gofnodion gofal fod yn bwnc emosiynol a phersonol, gan y gall yr wybodaeth chwarae rhan enfawr wrth helpu rhywun i ddeall eu hunaniaeth. Fel rheoleiddiwr diogelu data'r Deyrnas Unedig, rydyn ni am rymuso pobl i arfer eu hawliau dros eu gwybodaeth bersonol eu hunain ac rydym am wella'r cymorth a'r adnoddau rydyn ni’n eu darparu i helpu pobl i ddeall yr hawliau hyn.

"Mae'r arolwg yma yn gam mawr tuag at wella'r profiad o gael mynediad at wybodaeth bersonol i bobl sydd wedi bod yn y system ofal. Yn ychwanegol at brofiadau wrth geisio cael mynediad at gofnodion, rydym am glywed am unrhyw bryderon sydd gan bobl am sut mae eu gwybodaeth bersonol wedi cael ei defnyddio, er mwyn inni ddeall ble gallwn ni wneud y gwahaniaeth mwyaf gyda'n cymorth."

Soniodd Jackie McCartney, Llysgennad Sefydliad Rees ac ymgyrchydd sydd â phrofiad o ofal am ei phrofiad hithau o gael gafael ar ei chofnodion:

"Mae rhywun nad ydw i'n ei nabod, rhywun nad oes gen i berthynas â nhw, yn cael penderfynu beth ga i neu beth na cha i ei weld. Mae dieithryn llwyr yn gwybod mwy amdanaf fi nag ydw i’n ei wybod, neu y bydda i byth. Fy hanes i yw hwn a dylai’r broses gyfan gael ei thrin gyda thosturi a gofal."

Mae'r ICO hefyd wedi bod yn ymgysylltu'n uniongyrchol ag awdurdodau lleol yn yr Alban i wella amserau ymateb lle mae wedi gweld perfformiad gwael wrth ymdrin â cheisiadau am gofnodion gofal. Yn yr Alban, mae llawer o awdurdodau lleol wedi gweld cynnydd mewn SARs, yn enwedig gan fod y Cynllun Gwneud Iawn yn ei gwneud yn ofynnol i bobl gyflwyno dogfennau ategol wrth wneud cais am iawndal am gamdriniaeth a ddioddefwyd tra oedden nhw mewn gofal.

Dywedodd Jenny Brotchie, Rheolwr Rhanbarthol yr Alban yn yr ICO:

"Rydyn ni wedi clywed sut gall oedi gormodol a heriau eraill wrth gael mynediad at gofnodion gofal achosi trawma pellach i bobl yn yr Alban. Rhaid i sefydliadau unioni pethau a dyna pam rydyn ni’n monitro'r awdurdodau lleol yn agos nes ein bod yn fodlon bod eu cydymffurfiaeth nhw wedi gwella'n arwyddocaol."

Drwy ddefnyddio'r ddirnadaeth a gasglwyd o'r ddau weithdy a'r arolwg, bydd yr ICO yn llunio adnoddau diwygiedig ar gyfer holl sefydliadau'r Deyrnas Unedig, gan roi eglurder ar sut y gallan nhw wella’u prosesau wrth ymdrin â cheisiadau am gofnodion gofal a diogelu gwybodaeth bersonol pobl sydd â phrofiad o ofal.

Os oes gennych chi brofiad o gael mynediad at eich cofnodion gofal, rhannwch y manylion gyda'r ICO yma.

Gallwch ddarllen rhagor am waith yr ICO gydag awdurdodau lleol yn yr Alban yma.

Rhagor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth ar wefan yr ICO.