Cliciwch yma i weld y dudalen hon yn Gymraeg

Safonau gwasanaeth a’r hyn y dylech ei ddisgwyl

Rydym wedi ymrwymo i ddarparu safonau uchel mewn gwasanaeth i gwsmeriaid. Anelwn at gadw’n haddewidion, rhoi gwybodaeth gyson i’n cwsmeriaid a chyfathrebu’n glir.

Galwadau i’n llinell gymorth – 0303 123 1113 

Os byddwch yn ein ffonio gydag ymholiad cyffredinol am y materion rydyn ni’n eu rheoleiddio, ran amlaf bydd y person cyntaf y byddwch yn siarad â nhw yn gallu delio â’r mater. Os bydd angen inni’ch ffonio’n ôl, byddwn yn ceisio gwneud hynny o fewn un diwrnod busnes neu ar adeg sy’n fwy cyfleus i chi.

Os ydyn ni wrthi eisoes yn delio â mater rydych chi wedi’i godi a’ch bod yn awyddus i’w drafod, ffoniwch y rhif sydd wedi’i roi ichi gan eich swyddog achosion.

Ceisiadau ysgrifenedig am gyngor

Rydym yn ymateb i’r mwyafrif o gwsmeriaid sy’n gofyn am gyngor ysgrifenedig o fewn saith niwrnod calendr. Os byddwch yn rhoi rhif ffôn yn ystod y dydd inni, byddwn yn ceisio cysylltu â chi’n gynt.

Rhoi gwybod am bryderon

Rydyn ni am wybod sut mae sefydliadau’n dod ymlaen wrth drin a thrafod materion ynglŷn â hawliau gwybodaeth. Rydyn ni’n awyddus hefyd i wella’u ffordd o ddelio â’r wybodaeth bersonol y maen nhw’n gyfrifol amdani. Bydd rhoi gwybod am eich pryderon yn ein helpu i wneud hynny.

Cyn ichi roi gwybod i ni am unrhyw bryder, rydym yn disgwyl ichi roi cyfle i’r sefydliad ei ystyried yn gyntaf. Er mwyn i ni edrych ar arferion y sefydliad ynglŷn â hawliau gwybodaeth, mae angen i chithau roi eu hateb nhw i ni.

Os ydych chi wedi rhannu’r wybodaeth hon gyda ni, gallwch ddisgwyl inni gysylltu â chi o fewn 30 niwrnod calendr. Pan fo’n briodol, byddwn yn rhoi cyngor ichi ynghylch sut rydyn ni’n credu bod y gyfraith yn gymwys i’ch mater neu’ch pryder chi. Rydym yn anelu at sicrhau canlyniad o fewn chwe mis mewn 90% o’r achosion ynglŷn â phryderon.

Os ydych chi am godi pryderon ynghylch sefydliad yna rydym yn awgrymu eich bod yn gwneud hynny o fewn tri mis ar ôl cael eu hymateb terfynol i’r materion a godwyd. Gall aros yn hirach na hynny effeithio ar y penderfyniadau y byddwn ni’n eu gwneud. Mewn rhai achosion bydd oedi amhriodol yn golygu na fyddwn yn ystyried y mater o gwbl.

Nid ymchwilio na dyfarnu ynglŷn â phob cwyn unigol yw’n rôl ni. Nid ombwdsmon mohonon ni. Ond fe fyddwn yn ystyried a oes yna gyfle i wella arferion y sefydliadau rydyn ni’n eu rheoleiddio a byddwn yn rhannu’n penderfyniadau gyda chi.

Mater i ninnau yw penderfynu a ddylen ni gymryd rhagor o gamau neu beidio. Hyd yn oed pan fyddwn yn penderfynu nad oes angen cymryd rhagor o gamau ar hyn o bryd, hwyrach am fod y sefydliad wedi gwneud camgymeriad ond ei fod yn gweithio i gywiro pethau, fe fyddwn ni’n cadw pryderon ar y ffeil. Bydd hynny’n ein helpu dros amser i greu darlun o arferion y sefydliad ynglŷn â hawliau gwybodaeth.

Gallem ofyn i sefydliadau esbonio inni beth maen nhw wedi’i wneud mewn ymateb i faterion neu bryderon a godwyd. Byddwn yn cyhoeddi manylion gwelliannau ac yn rhoi cyfle i chi gofrestru i gael ein cylchlythyr, sy’n rhoi diweddariadau cyson am y camau rydyn ni’n eu cymryd.

Os ydych yn chwilio am iawn neu iawndal personol am y modd y mae sefydliad wedi ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol, bydd angen ichi wneud hynny’n annibynnol drwy’r llysoedd neu gydag ombwdsmon neu gorff rheoleiddio’r diwydiant penodol ei hun.

Cofrestru 

Os byddwch yn cysylltu â ni i wneud cais i gofrestru, neu i newid neu adnewyddu cofrestriad o dan y Ddeddf Diogelu Data, gallwch ddisgwyl inni brosesu’ch cais o fewn saith niwrnod calendr ar ôl iddo ddod i law. Mae eich cais yn ddilys o’r dyddiad y daw i law yn ein swyddfa.

Addasu gwasanaethau

Gallwn ddarparu gwybodaeth am ein gwasanaeth mewn fformatau ac ieithoedd gwahanol, a gallwn addasu’r modd yr ydym yn cyfathrebu â chi gan ddibynnu ar eich anghenion - er enghraifft dros y ffôn, sgwrsio’n fyw, print bras neu ffôn testun. Rhowch wybod inni am eich anghenion penodo ac fe wnawn ein gorau i helpu. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein polisi addasu gwasanaethau.

Adborth am ein gwasanaeth

Mae pob adborth am ein gwasanaeth yn werthfawr inni. Rydym yn awyddus i glywed am y sefydliadau sy’n cael eu rheoleiddio gennym, ac yn yr un modd mae’ch adborth am y modd y cawsoch eich trin gan yr ICO yn ein helpu i ddeall beth rydyn ni’n ei wneud yn dda, a beth mae angen ei gywiro neu ei wella.

Cwynion am yr ICO

Os ydych yn credu y dylem fod wedi gwneud rhywbeth yn wahanol o ran sut yr aethom ati i ymdrin â’ch pryderon, neu’r modd y buom yn ymwneud â chi, gallwch wneud cwyn.

Os byddwch yn cwyno dros y ffôn, gwnawn ein gorau glas i ymdrin â’r gŵyn. Er hynny, efallai y bydd angen inni ofyn ichi roi’ch cwyn mewn ysgrifen er mwyn inni ei hystyried yn glir.

Os ydych yn awyddus i wneud cwyn, yna dylech wneud hynny o fewn tri mis ar ôl cael gwasanaeth gennym. Gall aros yn hirach na hynny effeithio ar ein gallu i ymchwilio i’r gŵyn rydych chi’n ei chodi. Mewn rhai achosion bydd oedi amhriodol yn golygu na fyddwn yn ystyried y mater o gwbl. Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn 10 niwrnod gwaith.

Ni fydd y Comisiynydd Gwybodaeth yn ymateb i’ch cwyn am wasanaethau yn uniongyrchol, hyd yn oed os byddwch yn ysgrifennu ati’n uniongyrchol. Mae hi wedi dirprwyo’r cyfrifoldeb dros adolygu’n gwasanaeth mewn achosion penodol i’r rheolwyr.

Ran amlaf, bydd y person a fu’n ymdrin â chi yn gwirio yn gyntaf i weld a oes modd iddo ddatrys eich cwyn drwy roi rhagor o wybodaeth neu eglurhad ichi ynglŷn ag unrhyw benderfyniadau y mae wedi’u gwneud. Os na all wneud hynny, bydd yn rhannu’ch cwyn gyda rheolwr priodol, a fydd yn edrych ar yr hyn a wnaethon a pham.

Ar ôl i reolwr ystyried eich cwyn, bydd yn mynegi ei benderfyniad ichi. Fe ddylai’r rheolwr ymateb o fewn 30 niwrnod calendr ar ôl i’r gŵyn gael ei chodi gydag ef.

Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth gyffredinol am y cwynion sy’n dod i law ar ein gwefan. Byddwn yn cynnwys pwnc y rhan fwyaf o’r cwynion a, pan fo’n briodol, sut rydyn ni wedi defnyddio’r cwynion hyn i wella’n gwasanaeth. 

Cwyno i’r Ombwdsmon

Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ein gwasanaeth, ar ôl inni ystyried eich cwyn, neu’n credu ein bod heb weithredu’n briodol neu’n deg, gallwch fynd â’r mater at Ombwdsmon y Senedd a’r Gwasanaeth Iechyd.

Rhaid i gŵynion i’r Ombwdsmon gael eu gwneud drwy Aelod Seneddol. I gael rhagor o wybodaeth am yr Ombwdsmon, ewch i’w wefan (www.ombudsman.org.uk) neu ffoniwch ei linell gymorth ar 0845 015 4033. Os yw’ch cwyn yn ymwneud â’r modd yr ydym wedi dehongli’r gyfraith, all yr Ombwdsmon mo’ch helpu. Os hoffech herio’n dehongliad ni o’r gyfraith, dylech ystyried cymryd cyngor cyfreithiol.

Anghytuno â phenderfyniadau rhyddid gwybodaeth

Os ydych yn anghytuno a hysbysiad penderfynu yr ydyn ni wedi’i roi ynghylch eich cwyn ynglŷn â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, nid yw’r gyfraith yn caniatáu inni adolygu’n penderfyniad. Yn hytrach, rydych yn cael apelio i Dribiwnlys yr haen Gyntaf (Hawliau Gwybodaeth).

First-tier Tribunal (Information Rights) 
GRC & GRP Tribunals, 
PO Box 9300, 
Leicester, 
LE1 8DJ 

Ffôn: 0300 1234504 
Ffacs: 0116 249 4253 
Ebost: informationtribunal@hmcts.gsi.gov.uk 
Gwefan: www.justice.gov.uk/guidance/courts-and-tribunals/tribunals/information-rights/index.htm

Oni bai bod amgylchiadau arbennig yn gymwys, rhaid i hysbysiad ynglŷn ag apêl gael ei gyflwyno i’r Tribiwnlys o fewn 28 diwrnod ar ôl y dyddiad y cafodd yr hysbysiad penderfynu ei gyflwyno neu ei roi ichi.
 
Sylwch nad yw’r Tribunal yn ystyried cwynion am benderfyniadau a wnaethom o dan y Ddeddf Diogelu Data na’r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig.

Ceisiadau i’r ICO o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Os ydych wedi gwneud cais i’r ICO o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth am wybodaeth a all fod gennym, ac yr hoffech inni adolygu’n hymateb, gweler ein polisi ar adolygiadau mewnol.